Slack và Trello – cặp đôi hoàn hảo

What is Slack

Những ngày đầu tại SSS, Skype là công cụ trao đổi chủ yếu của mọi người trong team vì một lý do duy nhất: không tìm ra được công cụ nào tốt hơn. Tuy nhiên vào một ngày đẹp trời giữa tháng 02/2014, khi nghe tin một ứng dụng tên Slack vừa chính thức ra mắt, cả team liền xôn xao vì tìm được một công cụ quá tuyệt vời để thay thế cho Skype.

Không chỉ thế, Slack còn giúp cho trao đổi thông tin và cập nhật công việc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết (nghe thì giống quảng cáo – mà thật sự như vậy). Dành cho những bạn chưa biết về Slack, đây là trang giới thiệu Slack là gì (đây cũng là một ví dụ cực cool về effective landing page).

What is Slack

Một trong những lý do SSS rất thích Slack vì chính slogan rất đơn giản: Be Less BusyVà đúng như vậy!

Slack là công cụ tuyệt vời thế nào?

Nhìn bề ngoài, Slack cũng như Skype, cũng chỉ là một công cụ chat, thậm chí còn thua Skype là không có voice. Như vậy Slack tuyệt vời hơn ở chỗ nào?

  • Ổn định hơn: khác với Skype đôi khi bị chập chờn, nhất là trên di động, Slack chạy ổn định và nhanh hơn.
  • Chạy tốt hơn trên mobile: app của Slack trên mobile (iOS/Android) chạy ít tốn pin hơn Skype cũng như đồng bộ với app trên desktop chính xác hơn.
  • Notification thông minh hơn: với Skype chỉ có nhận tất cả message hoặc không. Với Slack, bạn có thể tùy chọn để nhận được message theo group hoặc chỉ khi bị “mention”.
  • Tích hợp tốt hơn với các công cụ khác: rất nhiều công cụ và hệ thống hiện có được tích hợp sẵn với Slack, nhất là Trello – công cụ quản lý project chính tại SSS. Do đó Slack và Trello là cặp đôi hoàn hảo.

Ngoài những lợi ích trên, cái lợi lớn nhất của Slack chính là giúp… tiết kiệm email.

Slack giúp tiết kiệm email… rất rất nhiều email!

Chắc hẳn bạn sẽ hỏi email đâu có tốn tiền (giấy) hay gì đâu mà phải tiết kiệm? Đúng là email không tốn tiền nhưng mà nhiều email sẽ ảnh hưởng rất lớn đến team. Nhất là với một team startup như SSS thì việc phải nhận và xử lý quá nhiều email  sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả cũng như tinh thần của cả team.

Nhưng từ khi sử dụng Slack, số lượng email được giảm thiểu đáng kể. Vì sao? Tất cả những giao tiếp cần thiết của team được chuyển lên trên Slack. Khi sử dụng Skype thì tất cả trao đổi vẫn trên Skype, tuy nhiên vì không tích hợp được những công cụ khác như Trello, Git, Heroku,… cho nên thường xuyên vẫn phải có email qua lại để lưu trữ những thông tin quan trọng.

Ví dụ: những cập nhật cần thiết về công việc hoặc tiến độ của team thì được ghi chú vào Trello. Khi đó Trello sẽ gởi message thẳng vào group chat của project đó, và mọi người cùng biết.
Hoặc khi một bạn deploy code lên Heroku thì Heroku trả về khi deploy thành công, khi đó cả team đều biết được đã có code mới trên Heroku rồi.

Chính nhờ khả năng tích hợp đó mà SSS tiết kiệm được rất nhiều email, hiệu quả công việc của team tăng lên đáng kể.

SSS tích hợp (gần như) tất cả mọi thứ vào Slack!

Tinh thần của SSS là mọi thông tin đều cần được các thành viên trong team nắm để có thể theo dõi tiến độ và phát sinh của project. Slack khiến việc đó trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với những Integration có sẵn cũng như WebHook được SSS sử dụng triệt để, dưới đây là một vài ví dụ:

  • Trello – tất cả những update/activities trên Trello đều được push vào group tương ứng trong Slack để cả project team nắm được
  • Git – khi có commit đều được push về. SSS sử dụng GitLab cho nên có WebHook riêng để integrate
  • Heroku – khi có deploy successful (hoặc fail) lên Heroku đều có notification về Slack
  • HoneyBadger – là công cụ track exception, hay gọi bình dân là khi code “xịt lỗi”. Và lỗi được “xịt” thẳng vào Slack
  • LogEntries – cũng là track lỗi nhưng dành cho lỗi phía người dùng như TimeOut, High Response Time, …
  • TestFlightHockeyApp – khi có build mới cũng được push về Slack

Đây là một screenshot điển hình trong một group Slack của SSS:

Slack chat as SSS

Có thể bạn đang thắc mắc Yui là gì? Đó chính là một AI (Artificial Intelligence – Trí tuệ Nhân tạo) do một bạn dev trong team SSS viết, xuất phát từ việc process những WebHook và Integration mà Slack không hỗ trợ. Giờ Yui là một Virtual Personal Assistance cho mọi thành viên trong team. Hiện bài viết chuyên sâu rất thú vị về Yui đang được hoàn thành và sẽ bổ sung sớm.

Để dễ hình dung hơn, đây là danh sách những Integration mà SSS đang sử dụng để đưa hết về Slack

Slack Integration at SSS

Để chia sẻ hết về những Integration này cũng như cách setup có lẽ cần thêm một bài viết khác chi tiết hơn. Do đó bọn mình sẽ chia sẻ trước về Trello – mắt xích quan trọng nhất trong sơ đồ trên.

Slack và Trello – cặp đôi hoàn hảo

Tất cả mọi project của SSS đều được quản lý bằng Trello. Và khi Slack ra đời, mọi thứ càng dễ dàng và thuận tiện hơn cho team khi mọi thay đổi trên Trello board đều được gởi về Slack. Khi đó trách nhiệm của mỗi thành viên là cập nhật Trello cards của mình đầy đủ và chi tiết để các thành viên khác đều có thể nắm một cách nhanh chóng.

Đối với những bạn trong vai trò Project Coordinator thì việc theo dõi những update này giúp theo sát tình hình của project hơn mà không cần phải đi “kêu gào”, “nhắc nhở” các member phải làm report nữa. Tất nhiên điều này cũng cần cả team có quy trình và sự kỉ luật nhất định để đảm bảo những công cụ như Trello hay Slack chỉ mang tính hỗ trợ.

Vậy làm sao để tích hợp Trello vào Slack? Cực kỳ đơn giản!

- Integration có thể gởi vào một group (private) hoặc một channel (public). Bạn chỉ cần chọn settings của group/channel để Add a service integration.

Add integration for Slack

- Trong danh sách những Services có sẵn, chọn Trello. Sau đó chọn Channel trong Slack để nhận Notification.

- Sau đó bạn cần phải login vào Trello để cấp quyền truy cập và chọn Board trong Trello mà bạn muốn tích hợp.

- Quan trọng: bạn nhớ chọn những options (gần như tất cả) của Trello để gởi Notification. Với team SSS, mọi thay đổi đều quan trọng nên bên mình thường tick hết. Default settings sẽ như hình dưới đây.

Trello integration for Slack

- Bạn cũng có thể customize được cả Tên và Avatar của những Notification gởi về này.

Khi save lại là bạn đã hoàn thành việc tích hợp. Quá đơn giản và thuận tiện.

Bonus: 

Bọn mình còn tích hợp cả việc gọi cơm trưa tại văn phòng vào Slack luôn đó! Mỗi ngày các bạn trong team chỉ cần gõ /menu để ra danh sách những món trong ngày và /order [số thứ tự] để chọn món thôi. Sau 11h danh sách những bạn chưa order sẽ được gởi lại chung cho cả team để nhắc nhở, sau đó tất cả món ăn sẽ được tổng hợp và đặt thẳng bên quán ăn. Cái này có thể là “hơi lạm dụng” công nghệ nhưng đối với bọn mình, nó chỉ là những life hack thú vị hàng ngày giúp cho công việc trở nên thú vị hơn.

Tổng kết:

Nếu bạn vẫn còn đang chật vật tìm một công cụ phù hợp cho việc trao đổi trong team, hãy đăng ký ngay tài khoản trên Slack nhé. Và nếu bạn dùng link đăng ký này thì bạn được tặng ngay 100$ credit đó (bên mình cũng được 100$ luôn). Mà thật ra, bên mình vẫn đang dùng bản Free thoải mái (được lưu tối đa 10.000 message và 5 integration – vậy là quá đủ!).

Bạn có khám phá thêm được điều tuyệt vời gì từ Slack thì chia sẻ với bọn mình ở dưới nhé. Nếu cần hỏi thêm kinh nghiệm, bọn mình sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ.

SSS Full-stack Engineer

Love Silicon Straits and want to know more about our company culture, working environment or job vacancies?
Find out more at careers.siliconstraits.vn.

Silicon Straits
Be Challenged. Be Inspired. Be Different.




  • Chậc, hay quá. Thật là bổ ích. Phải học tập dài dài. Em sẽ thường xuyên theo dõi bài của SSS :D

  • Van Huy Bui

    Thanks anh @buihaian:disqus đã chia sẻ 1 ứng dụng rất hay :)

  • Cảm ơn bài viết của anh rất nhiều, biết thêm được một ứng dụng để làm việc theo team nữa :D

  • Ooker

    không biết anh có dùng hipchat chưa nhỉ? Thấy nó cũng tốt mà

  • Thành Tăng Hiệp

    Thanks bài viết nhiều lắm

  • Pingback: Ra mắt tính năng chat nhóm, Slack chuyển Private Groups thành Private Channels - Blog of the Pirates : Blog of the Pirates()

  • Nguyễn Đức Đông

    thanks, giờ mới biết app này tuyệt đến thế :D

  • Nguyễn An

    Đoạn này là ở đâu vậy ạn ơi, tìm ko ra
    “Integration có thể gởi vào một group (private) hoặc một channel (public). Bạn chỉ cần chọn settings của group/channel để Add a service integration.”

Posted by

on May 5, 2014

in , , ,

Comments

Follow us for more later

or subscribe with