Hướng dẫn tích hợp 8 ứng dụng hữu ích vào Slack giúp làm việc nhóm tốt hơn

Ứng dụng cho Slack

Slack là công cụ hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả, giúp đồng bộ giao tiếp của người dùng trên các thiết bị khác nhau. Thoạt nhìn, đây có vẻ là 1 ứng dụng “chat room” đơn giản nhưng nhờ khả năng tích hợp nhiều tính năng mạnh mẽ và quá trình xây dựng thói quen người dùng thông minh, Slack nhanh chóng trở thành ứng dụng có tốc độ phát triển nhanh nhất. Mức độ sử dụng thường xuyên của Slack luôn đạt ngưỡng trên 90%.

Hàng ngày, người dùng phải liên tục nhận hàng tá thông báo từ các ứng dụng, email nội bộ và email từ khách hàng, đối tác. Slack giải quyết vấn đề trên bằng cách tạo ra 1 nền tảng chung cho phép các thành viên giao tiếp trên các kênh (channel) khác nhau và giảm bớt phần lớn những email không cần thiết. Đặc biệt, Slack còn có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác và cho phép hiện thông báo ngay trên channel. Tích hợp ở đây nghĩa là bạn chỉ cần thao tác trên 1 ứng dụng (cụ thể ở đây là Slack) là có thể nhận được toàn bộ các thông tin quan trọng từ các ứng dụng có liên quan khác. Một vài ứng dụng tích hợp còn cho phép bạn tương tác trực tiếp với ứng dụng đó từ Slack thông qua Slash Command.

Dưới đây là một clip vui, phản ánh cách mà SSS sử dụng Slack trong công việc và cuộc sống của mình:

 

Slack có rất nhiều tính năng độc đáo mà bạn chưa biết hết đúng không? Trong bài viết này, mình sẽ giới thiệu 8 ứng dụng hữu ích mà SSS đang tích hợp vào Slack để giúp Team giải quyết công việc hiệu quả hơn:

1. Google Drive

Google Drive cho phép bạn tạo, lưu trữ và cùng lúc tương tác, chỉnh sửa trên cùng 1 tập tin với đồng nghiệp. Sự tích hợp này giúp việc chia sẻ tập tin trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn. Cách tích hợp cũng khá đơn giản. Bạn chỉ cần kích hoạt và xác nhận tài khoản Google của mình tại đây.

Here’s a guide to integrate Slack and Google Drive

Sau khi tích hợp thành công, bạn chỉ cần dán đường link Google Doc vào khung trò chuyện và tất cả đồng nghiệp của bạn trong cùng channel đều có thể truy cập vào. Đường link bạn gửi sẽ hiển thị rõ ràng và sạch đẹp như bên dưới thay vì các đường dẫn với toàn kí tự và số rối rắm.

google drive slack

2. Trello

trello slack
Trello là công cụ quản lý dự án nhóm thông qua việc sắp xếp công việc bằng các danh sách (list) và thẻ (card). Sau khi tích hợp Slack với Trello, mỗi khi các thành viên trong Team có bất kì thao tác nào với card trên Trello, thông báo sẽ ngay lập tức được gửi đến channel Slack chọn trước. Bạn cũng có thể tuỳ chỉnh thông báo trên cho các channel khác nhau tuỳ thuộc mức độ liên quan của chúng.

Với 1 team lớn, sẽ rất khó để theo dõi được hết tất cả thay đổi của từng card trong nhiều board với các cập nhật liên tục. Sự tích hợp này sẽ giúp bạn dễ dàng nắm bắt những thông tin quan trọng ngay lập tức. Trello là ứng dụng phổ biến thứ hai được tích hợp vào Slack sau Google Drive nên bạn sẽ tìm thấy nhiều tiện ích hay ho từ sự tích hợp này.

3. Dropbox

Dropbox là dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến miễn phí, cho phép bạn dễ dàng sao lưu và chia sẻ hình ảnh, tài liệu, video… với bạn bè, đồng nghiệp ở khắp mọi nơi. Thông qua việc tích hợp Dropbox vào Slack, giờ đây bạn chỉ cần click chuột phải vào tập tin cần chia sẻ trên Dropbox => chọn Share Dropbox Link => dán link Dropbox ở trên vào khung Slack chat là tập tin của bạn đã được đính kèm và chia sẻ cho các thành viên trong channel như hình. Đồng nghiệp của bạn có thể ngay lập tức tải về hoặc thêm tập tin vào Dropbox của mình.

Screen Shot 2015-06-16 at 5.14.59 PM

4. Intercom

Intercom là ứng dụng giúp doanh nghiệp theo dõi cách người dùng tương tác với phần mềm của họ như thế nào. Cụ thể, Intercom giúp gắn kết người dùng với email và tin nhắn mục tiêu từ doanh nghiệp, hoặc yêu cầu phản hồi dựa trên hành vi khách hàng để đội ngũ chăm sóc khách hàng đưa ra được những hỗ trợ nhanh và tốt hơn.

Thông báo từ Intercom sẽ tự động được cập nhật vào channel cho trước trên Slack khi:

  • Có tin nhắn mới từ người dùng.
  • Đồng nghiệp hoặc người dùng gửi tin nhắn trả lời.
  • Thêm ghi chú vào cuộc trò chuyện.
  • Chỉ định nhân viên phụ trách cuộc trò chuyện.
  • Có thêm người dùng hoặc công ty vừa đăng ký.

intercom slack

Với sự tích hợp này, Team của bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ bất kì khách hàng tiềm năng nào, cũng như dễ dàng cùng nhau theo dõi và xử lý những “ca khó” ngay trên Slack.

5. Bonusly

bonusly slack

Bonusly là ứng dụng cho phép bạn “cảm ơn” đồng nghiệp của mình thông qua điểm thưởng, mà ở SSS tụi mình gọi là “tặng tim”. Đây là hình thức thể hiện lòng biết ơn cũng như sự công nhận của bạn đối với sự giúp đỡ, kỹ năng và khả năng hoàn thành công việc của đồng nghiệp. Số điểm này sẽ được cộng dồn để quy đổi (redeem) thành các phần quà có giá trị, như một phần quà khích lệ.

bonusly slack redeem

Nhờ sự tích hợp giữa Bonusly với Slack, giờ đây bạn có thể trực tiếp “tặng tim” cho đồng nghiệp của mình thông qua câu lệnh:

/give [amount] to [name|email] for [reason] [#hashtag]

VD: Bạn muốn tặng 50 tim cho Tracy vì đã làm việc chăm chỉ, bạn có thể gõ dòng lệnh sau vào Slack: /give 50 to tracy for working hard #teamwork.

6. Notify

Sau khi cài đặt Notify, mỗi khi tên doanh nghiệp, sản phẩm (từ khoá bạn chọn trước) xuất hiện trên Twitter, Facebook, Instagram, Youtube, Google+, Blogs, Forums, News, Reddit, Medium, Hacker News…, thông báo sẽ tự động gửi tới channel Slack cho trước của bạn.

Trước tiên bạn đăng ký tài khoản Notify tại http://notify.ly/, sau đó tiến hành cài đặt theo 3 bước đơn giản như sau:

B1. Tạo thông báo: Gõ từ khoá tên công ty, đường dẫn tới website của bạn, tên thương hiệu, đối thủ, sự kiện hoặc hashtag liên quan đến chủ đề bạn muốn nhận thông báo. Bạn cũng có thể “loại trừ” từ khoá không muốn nhận thông báo.

Ví dụ, nếu bạn muốn nhận thông báo về những sản phẩm của Apple và Cloud nhưng không muốn nhận tin về iPad, iPod từ khoá bạn chọn sẽ là Apple AND Cloud  iPad, iPhone là từ khoá loại trừ.

Notify Slack

B2. Chọn nguồn: Từ khoá xuất hiện trên kênh nào (Twitter, Facebook, Instagram, Youtube, Google+, Blogs, Forums, News, Reddit, Medium, Hacker News…), Notify sẽ gửi thông báo về cho bạn.

B3. Nhận thông báo gửi đến channel Slack chọn trước mỗi khi từ khoá ở B1 được đề cập.

7. Slackbot

Tính năng Slackbot Remote Controls cho phép bạn gửi tin nhắn tới các kênh chung (public channel).

  • Nếu bạn muốn Slackbot tự động trả lời tin nhắn của các thành viên trong Team trên kênh chung, bạn có thể thiết lập Slackbot Responses.

slackbot

  • Nếu bạn muốn tuỳ chỉnh tin nhắn tự động nhiều hơn (như chỉ rõ tên người dùng hoặc thêm định dạng cho tin nhắn), bạn có thể dùng Incoming WebHooks.

8. Slash Command

Nói một cách đơn giản, Slack Command là câu lệnh bạn gọi ra để được đáp ứng một yêu cầu nào đó. Những Slack Command này có thể do Slack sẵn có (/away, /archive, /who) hoặc do người dùng (các thành viên trong team) tự tạo ra.

Để bắt đầu tạo Slack Command, bạn gõ link sau vào thanh địa chỉ (address bar) https://xxxxx.slack.com/services/new/slash-commands (trong đó xxxxx.slack.com là đường dẫn riêng vào Slack của công ty bạn). Sau đó bạn tiếp tục thực hiện theo hướng dẫn. Ở phần này bạn cần có chút hiểu biết nhất định về lập trình.

Giới thiệu với các bạn một vài Slack Command mà SSS tụi mình đang dùng thường xuyên nè:

a. Lệnh điểm danh mỗi thứ 2 hàng tuần, trước 12h trưa

diemdanh

 

b. Xem thực đơn hôm này ăn gì?

menu

c. Đặt món từ thực đơn

order

d. Cập nhật thông tin cá nhân và thông tin tài khoản (dropbox, trello, skype, phone, email, facetime, heroku, github, bitbucket, crashlytics, parse, facebook, mbti, behance, dribbble, honeybadger, linkedin, twitter, apiary, zeplin, apple) của bạn:

/contact [service] [value]

Ví dụ: Để cập nhật tài khoản Skype của mình => /contact skype ltdoantrang.

e. Tra cứu thông tin của thành viên khác trong team

/contact [username]

 contact username

Vẫn còn nhiều ứng dụng nữa

Còn rất nhiều ứng dụng khác mà bạn có thể tích hợp vào Slack và số lượng những ứng dụng này vẫn đang tăng hàng ngày. Sự tích hợp này sẽ giúp các thành viên trong Team giao tiếp tốt hơn theo những phương thức thậm chí trước đây bạn không hề nghĩ tới.

Slack thường xuyên chia sẻ thông báo về những tích hợp mới này trên Twitter. Bạn có thể follow Twitter của Slack để cập nhật tin tức mới nhất.

Còn bạn, Team bạn đang tích hợp những ứng dụng hay ho nào với Slack? Hãy cùng chia sẻ với tụi mình ở phần bình luận bên dưới nhé.

SSS Full-stack Engineer

Love Silicon Straits and want to know more about our company culture, working environment or job vacancies?
Find out more at careers.siliconstraits.vn.

Silicon Straits
Be Challenged. Be Inspired. Be Different.




  • Nobj Nguyễn

    Bạn có thể hướng dẫn mình cách tạo Slash Command một cách chi tiết nhất ? Please !

Posted by

on October 31, 2015

in , ,

Comments

Follow us for more later

or subscribe with