Hướng dẫn tạo Card nhanh ở Trello thông qua email

email-icon-horz

Trello được xem là một công cụ quản lý công việc hiệu quả nhờ tính đơn giản, dễ sử dụng mà vẫn đầy đủ các chức năng cần thiết. Tuy nhiên, với những người dùng yêu cầu các chức năng nâng cao thì Trello vẫn đáp ứng được. Một trong số đó là chức năng tạo Card thông qua email.

1. Tại sao nên tạo Card ở Trello thông qua email?

Với vai trò là một công cụ quản lý công việc hiệu quả, Trello hiện đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng để điều phối tốt hơn các công việc, project chung của mình, giúp giảm khối lượng email trao đổi giữa các thành viên. Đó là trong nội bộ công ty. Tuy nhiên, nếu làm việc với khách hàng bên ngoài thì email vẫn là một công cụ hỗ trợ đắc lực.

Vấn đề đặt ra là sau khi trao đổi với khách hàng qua email, bạn cần chuyển thông tin trong email đó vào Trello để ghi chú lại và phân chia nhiệm vụ cho các thành viên khác tiếp tục thực hiện. Việc sao chép (copy) thông tin từ email qua Trello có khả năng gây mất thời gian, thậm chí có thể dẫn đến sai sót. Tạo Card qua email được xem là cách giải quyết vấn đề tối ưu nhất trong trường hợp này. Đó là lí do tạo sao bạn nên tạo Card thông qua email thay vì việc sao chép thủ công như trước đây.

2. Làm thế nào để biết địa chỉ email gửi đến?

Trello cho phép người dùng tạo Card trên 1 Board sẵn có bằng cách gửi email đến Trello. Vậy bạn cần gửi email đến địa chỉ nào? Dưới đây là 3 bước đơn giản, giúp bạn biết được địa chỉ email gửi đến.

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần đăng nhập vào Trello và mở Board muốn tạo Card. Mở danh sách Menu phía góc trên bên phải màn hình, và chọn “Email-to-board Settings” (Khung 1).

Bước 2: Ở bảng Menu, bạn tiếp tục chọn vị trí muốn tạo Card trong Board: Card tạo mới sẽ nằm ở List nào, vị trí đầu tiên hay cuối cùng trong List vừa chọn (Khung 2).

Bước 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C để sao chép địa chỉ email của Board cần tạo ở Khung 3.

Thông thường, sau 5 phút (hoặc lâu hơn, tùy thuộc vào tốc độ máy chủ của hệ thống), Card mới tạo sẽ xuất hiện trên Trello.

Email to Trello 1

Tip: Mỗi Board đều có một địa chỉ email riêng. Đừng chia sẻ địa chỉ email này cho người khác. Bất kỳ ai biết địa chỉ email riêng của Board đều có thể tạo thêm Card thông qua email như bạn.

3. Định dạng mẫu email gửi đi

Khi bạn tạo Card thông qua email, Trello cho phép đặt tên Card, viết mô tả và thêm các tập tin đính kèm, nhãn, cũng như thành viên liên quan vào Card.

  1. Tiêu đề email => Tên Card (Card’s title).
  2. Nội dung email => Phần mô tả (Card’s description).
  3. Tài liệu đính kèm vào email cũng sẽ được thêm (add) vào Card.
  4. Nhãn (label): Ở tiêu đề, thêm #labelname (tên nhãn) hoặc #labelcolor (màu nhãn) hoặc #labelnumber (số thứ tự nhãn). (Lưu ý: Nếu tên nhãn gồm 2 từ trở lên, các từ đó phải được viết liền nhau hoặc có nối liền bằng dấu gạch dưới. (Ví dụ: Nếu tên Nhãn của bạn là “To Do” thì ở Tiêu đề email bạn phải điền #ToDo hoặc #To_Do.)
  5. Thành viên: Để thêm 1 thành viên vào Card, bạn gõ cú pháp @username vào tiêu đề hoặc 1 dòng riêng ở phần nội dung email.

Giả sử, bạn muốn tạo một Card mới tên là “Thử chức năng mới Trello”, gắn nhãn màu xanh lá, với nội dung sẵn có, đính kèm hình “Email to Trello 1″ và thêm thành viên ltdoantrang vào Card. Bạn cần soạn email với nội dung như sau:

Email to Trello 2

Kết quả Card mới sẽ được thêm vào vị trí đầu tiên trong List Intermediate với định dạng như sau:

Email to Trello 3

4. File đính kèm và dung lượng email

Các file đính kèm vào email sẽ được đính kèm trực tiếp vào Card vừa tạo ở Trello. Tổng dung lượng các tập tin đính kèm được giới hạn tối đa là 10 MB. Nếu dung lượng tập tin vượt mức cho phép, bạn sẽ nhận được thông báo email không gửi được.

Tóm lại

Với sự tiện dụng và phổ biến của mình, tạo Card ở Trello thông qua email là một trong những tính năng được người dùng yêu cầu nhiều nhất. Tuy vậy, không phải người dùng nào cũng biết và hiểu rõ về chức năng này. Dù thế nào đi nữa, đây vẫn là một chức năng thú vị mà người dùng Trello nên dùng thử và tìm cách áp dụng vào công việc của mình để tiết kiệm thời gian cũng như tránh sai sót trong quá trình thêm nội dung công việc từ email vào Card ở Trello.

Trong quá trình dùng thử, nếu bạn có bất kì thắc mắc nào về chức năng này nói riêng và Trello nói chung thì hãy bình luận vào khung bên dưới nhé. Tụi mình sẽ cùng thảo luận và trả lời những thắc mắc đó cho bạn.

Bài viết có sử dụng nội dung tham khảo từ Trello Help.

SSS Full-stack Engineer

Love Silicon Straits and want to know more about our company culture, working environment or job vacancies?
Find out more at careers.siliconstraits.vn.

Silicon Straits
Be Challenged. Be Inspired. Be Different.




Posted by

on October 29, 2014

in ,

Comments

Follow us for more later

or subscribe with