6 tips giúp làm việc tốt hơn với khách hàng trong 1 project

làm việc tốt hơn với khách hàng

Làm việc với khách hàng để cùng nhau hoàn thành 1 project (dự án) với cá nhân tụi mình là 1 điều khá thú vị. Để làm tốt điều này, ngoài kiến thức chuyên môn thì các kỹ năng mềm (giao tiếp, thương lượng, đàm phán, lãnh đạo…) đóng vai trò vô cùng quan trọng. Rõ ràng, khi mới bắt tay vào thực hiện, cái mà bạn và cả khách hàng đang có chỉ là những ý tưởng, những dự định, kế hoạch. Tất cả những thứ “vô hình” đó có biến thành sản phẩm được hay không phụ thuộc rất nhiều vào cách mà 2 bên tương tác với nhau.

Vậy làm thế nào để project của bạn hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng, hợp ý khách hàng và vừa lòng bạn? Bài viết dưới đây phần nào sẽ trả lời câu hỏi trên.

1. Nắm vững yêu cầu của khách hàng ngay từ đầu

Trước khi bắt đầu một dự án, việc nắm vững yêu cầu (requirement) của khách hàng, đọc kỹ thông tin trong tài liệu rất quan trọng vì điều này ảnh hưởng lớn đến toàn bộ dự án. Theo kinh nghiệm, trong giai đoạn trao đổi ban đầu này, bạn cần hỏi khách hàng liên tục để làm rõ những vấn đề trong yêu cầu công việc, tài liệu. So với việc làm sai và phải làm lại thì làm rõ quy trình ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh được những lúng túng, bối rối về sau. Điều này không những giúp bạn biết chính xác những việc cần làm mà còn giúp chứng minh được với khách hàng rằng process (quy trình làm việc) của bạn kĩ lưỡng, rõ ràng, từ đó tạo ấn tượng tốt với họ.

2. Thường xuyên cho khách hàng thấy kết quả

làm việc tốt hơn với khách hàng

Nếu không thường xuyên thấy được kết quả công việc, khách hàng sẽ không nắm được tiến độ của project, phân vân không biết bạn có đang làm việc cho họ hay không. Bên cạnh đó, khách hàng sẽ không thể feedback lại những gì bạn đang làm đã đúng yêu cầu của họ chưa, cần chỉnh sửa gì thêm không. Vừa làm, vừa liên tục kiểm tra và chỉnh sửa nếu cần sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức hơn là chờ đến lúc gần hoàn tất mới gửi kết quả cho khách hàng.

Vì vậy, bạn cần trao đổi liên tục với khách hàng, gửi khách hàng xem những gì bạn đã làm được (hàng ngày hoặc hàng tuần) để tạo sự tin tưởng cũng như đảm bảo hiệu quả công việc. Nếu những gì bạn làm khá sâu về mặt chuyên môn, khách hàng không “nắm bắt” được, hãy cố gắng giải thích một cách đơn giản và dễ hiểu nhất.

3. Biết cách tư vấn ngược cho khách hàng

Trong quá trình thực hiện 1 project, khách hàng có thể sẽ đưa ra thêm nhiều yêu cầu, tính năng không có trong yêu cầu công việc ban đầu, không thật sự cần thiết và gây ảnh hưởng tới tiến độ của toàn bộ dự án. Điều cần nhớ là bạn không nên răm rắp làm theo mọi yêu cầu của khách hàng mà cần tỉnh táo để xem xét những yêu cầu đó. Bạn là người trực tiếp tạo ra sản phẩm, có kinh nghiệm cũng như kiến thức chuyên môn (về làm app) nhiều hơn nên bạn cần tìm cách tư vấn ngược lại cho khách hàng. Điều quan trọng là hãy luôn bám sát yêu cầu hai bên đã thoả thuận ban đầu, giúp khách hàng biết được những gì họ cần, tính năng nào cần được ưu tiên làm trước để đảm bảo tiến độ. Tất nhiên, bạn cũng không nên phủ nhận toàn bộ yêu cầu phát sinh của khách mà hãy tìm cách thuyết phục hoặc đưa ra cho họ những phương án mới khả thi hơn.

4. Không biết thì phải hỏi

Đối với những bạn mới được giao nhiệm vụ Project Manager (PM), bạn sẽ có cảm giác bỡ ngỡ, không biết nên bắt đầu từ đâu, không biết nên làm gì. Lúc này, điều bạn cần làm chính là dựa vào team của mình. Bạn cần phải hỏi, không chỉ trong team mà có thể hỏi bất kỳ ai để làm rõ các vấn đề có trong project, dựa vào process để biết mình thiếu những flow nào và tìm cách giải quyết vấn đề. Nhờ đó giúp bạn đánh giá đúng mức độ của project, mức độ phức tạp của từng tính năng, đảm bảo việc tính toán thời gian phù hợp, hoàn thành công việc đúng tiến độ.

5. Giao tiếp với khách hàng mang tính 2 chiều

Two-way communication

Khi làm việc với khách hàng, không chỉ có khách hàng giao task (công việc) cho mình, mà song song đó, bạn cũng phải phản hồi ngược lại cho khách hàng. Ví dụ như: Vấn đề này bên anh quyết định như thế nào? Kiểm tra giúp tôi tính năng này đã đúng với yêu cầu của anh chưa? Như vậy, khách hàng cũng đồng hành cùng bạn trong quá trình thực hiện project và đảm bảo chắc chắn rằng sản phẩm cuối cùng hoàn toàn “hợp ý” khách hàng. Việc giao tiếp này có thể thực hiện thông qua Trello, email, Skype… Dù là hình thức nào cũng cần được lưu trữ lại, để lỡ sau này khách hàng có phản hồi gì cũng có bằng chứng, “giấy trắng mực đen” rõ ràng.

6. Thống nhất với khách hàng để tìm ra process thích hợp

Bên cạnh yêu cầu (requirement) thì process cũng cần được thống nhất với khách hàng ngay từ đầu. Nếu thấy process của khách không ổn, bạn nên THUYẾT PHỤC khách thực hiện theo process của mình hoặc tìm ra một process chung để đảm bảo tính thống nhất trong quá trình quản lý và thực hiện project. Không có process đúng hay sai, quan trọng là process nào giúp bạn hoàn thành tốt project, giúp tiết kiệm chi phí, công sức và thời gian của cả 2 bên.

Làm việc với khách hàng không dễ dàng nhưng cũng không khó như bạn nghĩ. Điều quan trọng là bạn phải biết dung hoà mối quan hệ của cả 2 bên, thống nhất process, requirement ngay từ đầu, cũng như luôn tìm tòi, sáng tạo và “Own your product, build with your heart”Mong rằng những chia sẻ nhỏ này sẽ giúp các bạn làm việc hiệu quả hơn với khách hàng. Nếu bạn có kinh nghiệm nào đó của riêng mình, đừng ngần ngại chia sẻ với tụi mình nhé.

SSS Full-stack Engineer

Love Silicon Straits and want to know more about our company culture, working environment or job vacancies?
Find out more at careers.siliconstraits.vn.

Silicon Straits
Be Challenged. Be Inspired. Be Different.




Posted by

on April 20, 2015

in , ,

Comments

Follow us for more later

or subscribe with